Nå blir det enklere å håndtere nyansettelser i Flex HRM. Som en del av vårt arbeid med å forenkle onboarding-prosessen, har vi introdusert et nytt felt som lar deg sende ut verifiserings-e-poster for Visma Connect automatisk når du registrerer en ny medarbeider. Dette reduserer administrasjonen og sikrer at dine nye kolleger får en smidig start.
Automatisk invitasjon ved nyansettelse
Tidligere måtte en administrator manuelt sende en verifiseringslenke fra brukerregisteret etter at en ansettelse var opprettet. Nå kan du i stedet fylle inn den nyansattes e-postadresse direkte i det nye feltet E-post Visma Connect. Feltet er tilgjengelig på to steder:
-
I pop-up-vinduet når du klikker på Ny ansatt.
-
I visningen for nyansettelser (krever Employee-lisens og aktivering via Innstillinger > Generelt > Arbeidsflyt > Nyansettelser).
Merk: For at funksjonen skal aktiveres, må du ha valgt en ansettelsesmal som er koblet til en brukermal.
Det nye feltet "E-post Visma Connect" i dialogboksen for Ny ansatt..
Også tilgjengelig via import og API
For å effektivisere prosessen ytterligere, har vi gjort funksjonen tilgjengelig også ved import og via vårt API.
-
Import: Når du importerer nye brukere og ansatte, kan du nå inkludere e-postadressen for Visma Connect direkte i importfilen. Akkurat som ved manuell registrering, kreves det at en brukermal er tilkoblet.
-
API: Når du oppretter en ansatt via API-kallet Create i Employees, kan du nå legge til e-postadressen for Visma Connect, forutsatt at kriteriene er oppfylt (f.eks. at en ansettelsesmal med en tilkoblet brukermal benyttes).
Når sendes e-posten?
Systemet håndterer utsendelsen på en smart måte for å passe ansettelsens startdato:
-
Startdato i morgen eller tidligere: Invitasjonen sendes umiddelbart når du lagrer ansettelsen.
-
Startdato i overmorgen eller senere: Invitasjonen sendes klokken 09:00 dagen før ansettelsens første dag.
-
Ved bruk av vurderingsflyt i visningen for nyansettelser (lisens for Employee): Invitasjonen sendes først når ansettelsen er blitt endelig godkjent i flyten.
Den nyansatte har deretter god tid til å verifisere kontoen sin. Lenken i e-posten er gyldig i totalt fem dager, fra og med den dagen den sendes. Ved å verifisere kontoen sin via lenken, oppretter den nyansatte sin pålogging til Flex HRM. Visma Connect er tjenesten som håndterer denne sikre påloggingsprosessen.
Med denne oppdateringen gjør vi onboarding-prosessen smidigere for både administratorer og nyansatte.
Les mer om Visma Connect For deg som vil vite mer, finnes ytterligere informasjon om den nye autentiseringsløsningen Visma Connect på vår nettside: En tryggere og smidigare måte å logge på – oppdag fordelene med Visma Connect
