Nå introduserer vi en etterlengtet funksjon i Flex HRM som gjør det mulig å automatisk slette avregnede reiseregninger og kjørebøker. Denne nyheten hjelper dere med å enkelt og sikkert håndtere og fjerne historiske data i henhold til bokføringsloven og GDPR.
Slik fungerer det
For å komme i gang, navigerer du til Innstillinger > Import/Eksport > Planlagte kjøringer. Her finner du en ny type planlagt kjøring som heter Slett avregnede reiseregninger. Ved å opprette en ny planlegging av denne typen, kan du stille inn hvor gammel informasjon som skal slettes fra systemet.
Du angir et antall år informasjonen skal lagres, der den laveste tillatte verdien styres av bokføringsloven i hvert enkelt land. Du velger også et tidspunkt for når slettingen skal utføres. Systemet vil deretter automatisk slette hele kalenderår som er eldre enn den angitte verdien, basert på reiseregningens eller kjørebokens utbetalingsdato.
Landspesifikke regler for lagringstid
Den korteste tillatte lagringstiden for reiseregninger og kjørebøker varierer avhengig av landspesifikke lovkrav:
-
Sverige: Minst 7 år
-
Norge: Minst 5 år
-
Danmark: Minst 5 år
-
Finland: Minst 10 år
Hva slettes?
Når en planlagt kjøring for sletting av reiseregninger kjøres, vil følgende informasjon bli fjernet permanent fra Flex HRM:
-
Reiseregninger (innenlands/utenlands, utlegg, representasjon, bilreiser)
-
Vedlegg knyttet til reiseregninger
-
Importerte bilreiser og kredittkorttransaksjoner knyttet til reiseregninger
-
Kjørebøker og avregninger for kjørebok
-
Overføringsinformasjon til regnskap (f.eks. Fortnox) og fakturering
Logg og oppfølging
For full åpenhet og kontroll finnes det en loggfunksjon. I menylinjen under Planlagte kjøringer finner du knappen Vis logg. Loggen viser detaljert informasjon om hver kjøring, inkludert:
-
Dato og tidspunkt for når informasjon ble slettet
-
Antall slettede reiseregninger og kjørebøker
-
Hvilke utbetalingsdatoer som ble berørt
-
Status for kjøringen, samt eventuelle feil og advarsler
Med denne nye funksjonen blir det enklere enn noen gang å holde personalsystemet deres oppdatert og i tråd med gjeldende lovkrav.
