Har dere utlegg som har et maksbeløp som gjelder over lengre tid, uavhengig av år eller måned? Et eksempel kan være godtgjørelse for hjemmekontorutstyr, der en ansatt har rett til et totalbeløp i løpet av hele ansettelsesperioden. For å forenkle håndteringen av disse spesialtilfellene introduserer vi nå en ny type beløpsbegrensning i registreringsreglene: Løpende.
Hvordan fungerer den nye regelen?
Tidligere har beløpsgrenser for utlegg og representasjon kunnet settes per År, Måned, Reiseregning eller Utlegg. Nå legger vi til alternativet Løpende.
Når du velger Løpende, oppretter du en regel som gjelder for en ubegrenset tidsperiode. Det betyr at systemet holder oversikt over totalbeløpet for en bestemt utleggstype gjennom hele ansettelsesperioden, uten å nullstilles på en bestemt dato. Hvis en ansatt registrerer et utlegg som overstiger den totale grensen, vil systemet varsle og håndtere det i henhold til deres eksisterende attestflyter for avvik.
Du finner den nye innstillingen her:
-
Gå til Innstillinger > Reise > Registreringsregler.
-
Opprett en ny regel (eller rediger en eksisterende) for Utlegg og Representasjon med regeltypen Beløp.
-
Under Regel gjelder per, velg det nye alternativet Løpende. (Merk at dette valget kun er tilgjengelig for koder "I henhold til utvalg").
Regelen vil gjelde for alle nye utlegg som registreres etter at den er aktivert. Du kan også endre eksisterende regler til den nye typen dersom det passer bedre med deres prosesser.
Med denne oppdateringen blir det enklare for dere å sikre regeletterlevelse og redusere manuell administrasjon for utlegg med langsiktige eller totale beløpsgrenser.
